私隱政策

1. 關於本政策

本政策說明 Epiow Limited（下稱「我們」）在你瀏覽 epiow.com、建立帳戶或使用 Epiow 工作空間及其應用時，如何收集、使用及保護個人資料。根據英國《一般資料保護規例》（UK GDPR）及《2018 年資料保護法》，我們是該等資料的控制者。如歐盟 GDPR 或其他當地法律亦適用，第 14 及 15 條會說明有何不同。

2. 你的工作空間資料

組織、家庭或個人輸入工作空間的資料（例如員工紀錄、薪酬表、會議錄音、Epiow Minutes 逐字稿、學生紀錄或家庭文件）屬於該工作空間。就該等資料而言，工作空間擁有者是控制者，我們只按其指示及根據 epiow.com/legal/dpa 的處理條款處理。在錄製、上載或轉錄任何會議、通話或對話（包括透過 Epiow Minutes 或 Epiow AI）之前，工作空間客戶及使用者作為控制者須獨自負責根據所有適用的單方及各方錄音、竊聽及資料保護法律，向每一名參與者發出所有法定通知並取得所有法定同意。如你是他人工作空間的員工、會議參與者、學生或成員，有關工作空間資料的要求請向該工作空間的管理員提出；我們會按處理條款規定協助他們。

3. 我們收集的資料

作為控制者，我們收集：

• 帳戶資料：姓名、電郵地址及你所屬的工作空間。
• 工作空間資料：名稱、類型、國家及所用方案。
• 收費資料：收費聯絡人、地址、增值稅號碼及發票。信用卡資料交由我們的付款服務供應商處理，不會傳到我們。
• 使用及裝置資料：登入紀錄、IP 位址、瀏覽器及裝置類型、本服務的使用情況，以及安全日誌。
• 你發給我們的內容：支援要求、意見及給銷售團隊的訊息。

4. 使用目的及合法依據

我們為以下目的使用個人資料：

• 向你提供本服務、建立及保護你的帳戶，以及向你收費，因為這是履行我們與你的合約所必需（UK GDPR 第 6(1)(b) 條）。
• 保存會計及稅務紀錄，以及回應當局的合法要求，因為法律有此規定（第 6(1)(c) 條）。
• 基於我們擁有且不被你的權利凌駕的合法利益（第 6(1)(f) 條）：向組織工作空間的使用者提供本服務、處理收費及帳目、保障本服務安全、偵測及防止欺詐與濫用、修復及改善本服務、向商業客戶及其聯絡人推廣我們的服務，以及籌備或進行業務出售或重組。你可電郵至 legal@epiow.com 索取我們所依賴的利益衡量測試。
• 向個人發送產品消息：在你同意的情況下發送；如你是現有客戶，則可就類似服務發送，除非你選擇拒收。你可隨時經每封電郵內的連結撤回同意或拒收（第 6(1)(a) 及 6(1)(f) 條）。

5. AI 功能

當你使用 Epiow AI 或 Epiow Minutes 時，你提交的內容及完成請求所需的工作空間資料或音訊會傳送至我們的 AI 及語音供應商以產生自動化輸出。我們不會使用你的內容訓練 AI 模型，我們的 AI 供應商亦不得將其用於訓練。開啟零資料保留（設定 > 安全）時，供應商不會保留任何請求資料；關閉時，供應商只可在有限期間內保留請求資料以偵測濫用。所有 Epiow AI 輸出及 Epiow Minutes 逐字稿與摘要均屬按「現狀」（AS IS）提供的自動化決策輔助輸出，並不保證逐字準確性，在依賴前必須經人手覆核。

6. 我們與誰分享資料

我們不會出售個人資料。我們會在以下情況分享：

• 與為本服務提供託管、保安、支援或收費服務的供應商分享，並訂有書面合約；名單載於 epiow.com/legal/subprocessors；
• 與我們的專業顧問、核數師及保險人分享；
• 在法律規定時，或為確立、行使或抗辯法律申索而有需要時，與當局、法院或其他人士分享；
• 如我們的全部或部分業務或資產被出售、融資或重組，與買方、投資者或繼承者或其顧問分享；以及
• 在你要求或同意時與其他人分享。

7. 跨境轉移

部分供應商在英國境外處理資料。當資料轉移至英國境外時，我們依賴英國充分性規例，或英國資訊專員發出的國際資料轉移協議（IDTA）或附錄，並在需要時採取額外保障措施。你可電郵至 legal@epiow.com 索取適用保障措施的副本。我們在 Sylphx Limited 提供的 Sylphx Cloud 上託管本服務。你的資料在歐洲聯盟（德國）的數據中心儲存及處理；加密備份存放在歐盟（荷蘭）；流量經 Cloudflare 全球網絡傳送。除非由我們簽署的 Enterprise 訂購單另有列明，否則我們不承諾資料只存放在特定地點。我們可按分處理者條款發出通知後更改託管地點或供應商。

8. 保留期

帳戶開啟期間，我們會保留帳戶資料；收費及會計紀錄按稅務法律規定的期間保留。備份及日誌會保留一段有限期間，其後會被覆寫或刪除。工作空間關閉且匯出期限屆滿後，我們會刪除該工作空間的資料或將其匿名化。如法律有此規定，或為確立、行使或抗辯法律申索，或為防止欺詐及濫用而有需要，我們可保留資料更長時間。

9. 保安

我們以與風險相稱的措施保護個人資料，目前包括以下措施。任何系統都不是絕對安全的，我們無法保證傳送至或儲存於本服務的資料的安全。

• 傳輸中資料加密（TLS）；
• 將每個工作空間的資料與其他工作空間分隔；
• 按角色控制存取，只有需要的員工才可存取生產資料；以及
• 記錄管理操作的審計日誌。

10. 你的權利

根據 UK GDPR 及《2018 年資料保護法》（本公司的服務條款概不限制你作為資料當事人在英國法律下享有的強制性法定權利），在法例條件及豁免的規限下，你有權：

• 取得你的個人資料副本；
• 要求更正不準確的資料；
• 在我們沒有理由保留時，要求刪除你的資料；
• 限制我們使用你的資料；
• 以機器可讀格式取得你的資料，或要求將其傳送給另一供應商；
• 在我們依據同意處理時撤回同意；以及
• 不受僅基於自動化處理、並對你產生法律或同等重大影響的決定所約束。

11. 你的反對權

你有權基於與你的個人情況有關的理由，隨時反對我們基於正當利益處理你的個人資料；你亦有權反對直接促銷，屆時我們會停止。

12. 行使權利及投訴

所有 UK GDPR 及《2018 年資料保護法》權利要求、私隱查詢及正式資料保護通知，請一律嚴格電郵至 legal@epiow.com。我們可能先要求你確認身分。我們會在一個月內回覆；如要求複雜或屬多項要求之一，我們可將期限延長兩個月，並會告知你。我們會進行合理而相稱的搜尋。如要求明顯無根據或過分，我們可收取合理費用或拒絕處理。如你不滿我們處理你資料的方式，你有法定權利向英國監管機構資訊專員辦公室（ICO）投訴，網址為 ico.org.uk，惟我們歡迎你先聯絡 legal@epiow.com，讓我們及時處理你的關注。

13. 兒童

須年滿 18 歲才可擁有 Epiow 登入帳戶。家庭或學校工作空間可將兒童列為沒有自己登入帳戶的成員，由家長、監護人或學校管理，而他們是該等資料的控制者。我們不會將兒童資料用於廣告或建立個人檔案，並只用於提供該工作空間。

14. 如你身處歐盟

如歐盟 GDPR 適用於我們對你資料的處理，你享有第 10 及 11 條所列的相同權利，並適用相同的合法依據。你亦可向你居住或工作所在歐盟國家的資料保護機構投訴。

15. 如你身處香港

如香港《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）適用，你可要求查閱及改正我們持有關於你的個人資料，亦可向香港個人資料私隱專員公署投訴。收集個人資料聲明（PDPO）：資料使用者為 Epiow Limited（見第 1 條）。用途包括提供及保障本服務、收費、支援、防止欺詐及濫用、遵守法律及改善本服務。提供我們要求的帳戶資料是開立帳戶所必需的；如不提供，我們無法提供本服務。資料承讓人類別包括我們的分處理者（託管、電郵發送、付款及 AI 推理供應商，均受書面條款約束）、專業顧問、法律規定須披露的機關，以及我們業務的承繼人。資料可能轉移至香港境外，包括英國及歐洲聯盟。查閱及改正個人資料的要求請嚴格電郵至 legal@epiow.com；我們可按條例允許就查閱資料要求收取合理費用。

16. Cookie

我們只使用本服務為保持你的登入狀態及正常運作所需的 Cookie，其他 Cookie 只在你同意後使用。我們不使用廣告 Cookie。詳情載於 epiow.com/legal/cookies。

17. 本政策的修訂

我們可更新本政策。重大更新會編配新的私隱政策版本號，並連同上方的更新日期在工作空間控制台內提示。如我們計劃將你的個人資料用於重大新用途，會事先通知你。

18. 聯絡我們

所有私隱查詢、UK GDPR／《2018 年資料保護法》／ICO 要求、香港私隱條例要求及正式法律通知，請一律嚴格電郵至 legal@epiow.com。日常產品營運及收費查詢請電郵至 hi@epiow.com（前線支援不會詮釋私隱或法律條文，並會將監管或法律通知按法律保全程序轉交 legal@epiow.com）。