私隱政策

1. 關於本政策

本政策說明 Epiow Limited（下稱「我們」）在你瀏覽 epiow.com、建立帳戶或使用 Epiow 工作空間及其應用時，如何收集、使用及保護個人資料。根據英國《一般資料保護規例》（UK GDPR）及《2018 年資料保護法》，我們是該等資料的控制者。如歐盟 GDPR 或其他當地法律亦適用，第 14 及 15 條會說明有何不同。

2. 你的工作空間資料

組織、家庭或個人輸入工作空間的資料（例如員工紀錄、學生紀錄或家庭文件）屬於該工作空間。就該等資料而言，工作空間擁有者是控制者，我們只按其指示處理，並受 epiow.com/legal/dpa 的處理條款規管。如你是他人工作空間的員工、學生或成員，有關該等資料的要求請向該工作空間的管理員提出；我們會按該等條款的規定協助他們。

3. 我們收集的資料

作為控制者，我們收集：

• 帳戶資料：姓名、電郵地址及你所屬的工作空間。
• 工作空間資料：名稱、類型、國家及所用方案。
• 收費資料：收費聯絡人、地址、增值稅號碼及發票。信用卡資料交由我們的付款服務供應商處理，不會傳到我們。
• 使用及裝置資料：登入紀錄、IP 位址、瀏覽器及裝置類型、本服務的使用情況，以及安全日誌。
• 你發給我們的內容：支援要求、意見及給銷售團隊的訊息。

4. 使用目的及合法依據

我們為以下目的使用個人資料：

• 向你提供本服務、建立及保護你的帳戶，以及向你收費，因為這是履行我們與你的合約所必需（UK GDPR 第 6(1)(b) 條）。
• 保存會計及稅務紀錄，以及回應當局的合法要求，因為法律有此規定（第 6(1)(c) 條）。
• 因為我們有正當利益，而你的權利並不凌駕該等利益（第 6(1)(f) 條）：向組織工作空間的使用者提供本服務、處理收費及帳戶、保持本服務安全、偵測及防止欺詐及濫用、修正及改善本服務、向商業客戶及其聯絡人推廣我們的服務，以及籌備或進行我們業務的出售或重組。你可要求我們提供所依據的平衡測試。
• 向個人發送產品消息：在你同意的情況下發送；如你是現有客戶，則可就類似服務發送，除非你選擇拒收。你可隨時經每封電郵內的連結撤回同意或拒收（第 6(1)(a) 及 6(1)(f) 條）。

5. AI 功能

當你使用 AI 助理時，你的提問及其所需的工作空間資料會傳送至我們的 AI 供應商以產生回覆。我們不會使用你的內容訓練 AI 模型，我們的 AI 供應商亦不得將其用於訓練。開啟零資料保留（設定 > 安全）時，供應商不會保留任何請求資料；關閉時，供應商可能在有限期間內保留請求資料，例如用於偵測濫用。

6. 我們與誰分享資料

我們不會出售個人資料。我們會在以下情況分享：

• 與為本服務提供託管、保安、支援或收費服務的供應商分享，並訂有書面合約；名單載於 epiow.com/legal/subprocessors；
• 與我們的專業顧問、核數師及保險人分享；
• 在法律規定時，或為確立、行使或抗辯法律申索而有需要時，與當局、法院或其他人士分享；
• 如我們的全部或部分業務或資產被出售、融資或重組，與買方、投資者或繼承者或其顧問分享；以及
• 在你要求或同意時與其他人分享。

7. 跨境轉移

部分供應商在英國境外處理資料。資料離開英國時，我們依據英國的充分性規例，或資訊專員發出的《國際資料轉移協議》或附錄，並在需要時加設額外保障。你可要求我們提供適用保障措施的副本。

8. 保留期

帳戶開啟期間，我們會保留帳戶資料；收費及會計紀錄按稅務法律規定的期間保留。備份及日誌會保留一段有限期間，其後會被覆寫或刪除。工作空間關閉且匯出期限屆滿後，我們會刪除該工作空間的資料或將其匿名化。如法律有此規定，或為確立、行使或抗辯法律申索，或為防止欺詐及濫用而有需要，我們可保留資料更長時間。

9. 保安

我們以與風險相稱的措施保護個人資料，目前包括以下措施。任何系統都不是絕對安全的，我們無法保證傳送至或儲存於本服務的資料的安全。

• 傳輸中資料加密（TLS）；
• 將每個工作空間的資料與其他工作空間分隔；
• 按角色控制存取，只有需要的員工才可存取生產資料；以及
• 記錄管理操作的審計日誌。

10. 你的權利

根據 UK GDPR，並在法律所訂的條件及豁免規限下，你有權：

• 取得你的個人資料副本；
• 要求更正不準確的資料；
• 在我們沒有理由保留時，要求刪除你的資料；
• 限制我們使用你的資料；
• 以機器可讀格式取得你的資料，或要求將其傳送給另一供應商；
• 在我們依據同意處理時撤回同意；以及
• 不受僅基於自動化處理、並對你產生法律或同等重大影響的決定所約束。

11. 你的反對權

你有權基於與你的個人情況有關的理由，隨時反對我們基於正當利益處理你的個人資料；你亦有權反對直接促銷，屆時我們會停止。

12. 行使權利及投訴

請電郵至 privacy@epiow.com，或使用 epiow.com/contact 聯絡頁面提出要求。我們可能先要求你確認身分。我們會在一個月內回覆；如要求複雜或屬多項要求之一，我們可將期限延長兩個月，並會告知你。我們會進行合理而相稱的搜尋。如要求明顯無根據或過分，我們可收取合理費用或拒絕處理。如你不滿我們處理你資料的方式，可向英國監管機構資訊專員辦公室（ICO）投訴，網址為 ico.org.uk。我們希望你先讓我們有機會解決你的疑慮。

13. 兒童

須年滿 18 歲才可擁有 Epiow 登入帳戶。家庭或學校工作空間可將兒童列為沒有自己登入帳戶的成員，由家長、監護人或學校管理，而他們是該等資料的控制者。我們不會將兒童資料用於廣告或建立個人檔案，並只用於提供該工作空間。

14. 如你身處歐盟

如歐盟 GDPR 適用於我們對你資料的處理，你享有第 10 及 11 條所列的相同權利，並適用相同的合法依據。你亦可向你居住或工作所在歐盟國家的資料保護機構投訴。

15. 如你身處香港

如《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）適用，你可要求查閱及改正我們持有關於你的個人資料，並可向香港個人資料私隱專員公署投訴。

16. Cookie

我們只使用本服務為保持你的登入狀態及正常運作所需的 Cookie，其他 Cookie 只在你同意後使用。我們不使用廣告 Cookie。詳情載於 epiow.com/legal/cookies。

17. 本政策的修訂

我們可更新本政策。修訂在我們於本頁公布並更新上方日期時生效。如我們計劃將你的個人資料用於新的目的，會在使用前通知你。

18. 聯絡我們

請電郵至 privacy@epiow.com，或使用 epiow.com/contact 聯絡頁面。