開啟「費用報銷」應用程式。報告會由「草稿」變為「已提交」，其後為「已批准」或「已拒絕」。
提交報告
- 選擇「新增報告」，填寫「報告標題」、「員工」及報告的「貨幣」。
- 在「明細項目」為每項開支選擇「添加項目」，輸入「描述」、「類別」、「金額」及「日期」。
- 如公司設有增值稅代碼，請為項目選擇「增值稅代碼」。金額為您實際支付的總額，已包括增值稅。「金額內含增值稅」會顯示稅額；選擇「使用建議增值稅」即採用帳簿按該代碼於項目日期的稅率所計算的數字。如所選代碼不涉及可扣減的增值稅，增值稅欄會停用，整筆金額計入費用。
- 選擇「建立」，然後在報告上選擇「提交」。
- 如要附上收據，請開啟已儲存的報告，在「文件」面板新增。
草稿在提交前可隨時編輯。已登記增值稅的英國公司，須為每個項目填上稅碼，報告才可獲批准；不屬增值稅範圍的項目請使用 OUTSIDE。未設增值稅代碼時，項目會不帶增值稅記錄。
批准或拒絕
批核人開啟已提交的報告，選擇「批准」或「拒絕」。拒絕時須填寫原因。任何人不能批准或拒絕自己提出的報告，批准亦依照工作區的批核政策進行。
批准會一步過帳至帳簿：開支、按稅碼劃分的可扣減進項稅，以及欠員工的款項。如帳簿拒絕過帳，例如期間已結帳，批准不會生效。批准只限擁有人、管理員及政策指定的角色進行。
報告被拒絕後
被拒絕的報告會維持「已拒絕」，期間沒有任何過帳。請另建一份修正後的新報告再提交。