登記及支付供應商帳單

開啟「供應商帳單」應用程式。帳單會依次經歷「草稿」、「已批核」、「部分已付」及「已付款」。批核及付款都會自動過帳至帳簿。

登記帳單

選擇「新增帳單」。
選擇「供應商」。供應商取自聯絡人資料，帳單會保留供應商當時的名稱及稅務編號。
輸入「供應商的帳單編號」、「帳單日期」及「到期日」。如於帳單日期到期，到期日可留空。
輸入「貨幣」，並新增「項目」：「說明」、「類別」、「科目」（選填）、「數量」、「單價」及「稅碼」。如帳單以其他貨幣開立，另須輸入「兌帳簿貨幣的匯率」（見下文）。
在各項目的「已收稅額」輸入供應商所收的稅額；留空則按稅碼的稅率計算。
選擇「儲存為草稿」。

各項金額及總額會在儲存時精確計算。草稿不會過帳，批核前可隨時「編輯」。

英國公司使用英國增值稅採購稅碼。其他地區的公司使用在「設定」的「稅率」中建立的採購稅率：按帳單日期當日有效的稅率計算；未定義的稅碼，或只適用於銷售的稅碼，會被拒絕。標示為不可扣減的稅率，稅款會留在帳單成本內，批核時併入開支，不產生進項稅分錄行。

輸入帳單的「貨幣」，以及帳單日期的「兌帳簿貨幣的匯率」，以精確小數表示：一個單位帳單貨幣可兌多少帳簿貨幣。帳單會顯示帳單日期的匯率，以及以帳簿貨幣計的「總額」（標籤後附貨幣代碼）。帳單如以帳簿貨幣開立，請把匯率留空。

開啟帳單並選擇「批核」。帳簿會把開支及進項稅（如有）對應該供應商的應付帳款過帳。批核按工作區的批核政策進行：建立或最後編輯帳單的人不能批核該帳單；除非政策指定其他角色，否則擁有人及管理員可以批核。如期間已結帳，或某角色未有科目，帳單會維持草稿並說明原因。

開啟已批核的帳單並選擇「付款」。
輸入「付款日期」及可選填的「參考編號」。「金額」留空即付清「尚欠」金額，輸入較少的金額則為部分付款。外幣帳單的金額以帳單貨幣計，並須另外輸入付款日期兌帳簿貨幣的匯率（欄位標籤附有帳單貨幣）。帳簿按該匯率付款，並對照帳單入帳時的匯率，記錄已實現的匯兌損益。
選擇「記錄付款」。

每筆付款各自過帳一張分錄，帳單的「付款記錄」會列出所有付款。在付款上選擇「沖銷」可沖銷其過帳，該筆款項會重新列為尚欠。超額付款、付款日期早於帳單或遲於今日，均會被拒絕。

開啟「付款批次」分頁，設定「到期日截至」，勾選要支付的帳單；如只支付部分款項，請修改「付款金額」，外幣帳單另須輸入「付款日匯率」，再選擇「支付所選帳單」。每張帳單各自獨立付款，其中一張被拒絕不會影響其他帳單；完成後會顯示已付款及未付款的張數。

未有任何付款的帳單可連同原因作廢。其過帳會被沖銷，並從應付帳款帳齡中移除。

登記、付款及作廢只限擁有人及管理員進行。