隐私政策

1. 关于本政策

本政策说明 Epiow Limited（下称「我们」）在你浏览 epiow.com、建立账户或使用 Epiow 工作空间及其应用时，如何收集、使用及保护个人信息。根据英国《一般数据保护规例》（UK GDPR）及《2018 年数据保护法》，我们是该等数据的控制者。如欧盟 GDPR 或其他当地法律亦适用，第 14 及 15 条会说明有何不同。

2. 你的工作空间数据

组织、家庭或个人输入工作空间的数据（例如员工记录、薪酬表、会议录音、Epiow Minutes 逐字稿、学生记录或家庭文档）属于该工作空间。就该等数据而言，工作空间拥有者是控制者，我们仅按其指示及根据 epiow.com/legal/dpa 的处理条款处理。在录制、上传或转录任何会议、通话或对话（包括通过 Epiow Minutes 或 Epiow AI）之前，工作空间客户及用户作为控制者须独自负责根据所有适用的单方及各方录音、窃听及数据保护法律，向每一名参与者发出所有法定通知并取得所有法定同意。如您是他人工作空间的员工、会议参与者、学生或成员，有关工作空间数据的请求请向该工作空间的管理员提出；我们会按处理条款规定协助他们。

3. 我们收集的数据

作为控制者，我们收集：

• 账户数据：姓名、电子邮件地址及你所属的工作空间。
• 工作空间数据：名称、类型、国家及所用方案。
• 收费数据：收费联系人、地址、增值税号码及发票。信用卡数据交由我们的付款服务供应商处理，不会传到我们。
• 使用及设备数据：登录纪录、IP 位址、浏览器及设备类型、本服务的使用情况，以及安全日志。
• 你发给我们的内容：支持要求、意见及给销售团队的消息。

4. 使用目的及合法依据

我们为以下目的使用个人信息：

• 向你提供本服务、建立及保护你的账户，以及向你收费，因为这是履行我们与你的合约所必需（UK GDPR 第 6(1)(b) 条）。
• 保存会计及税务纪录，以及回应当局的合法要求，因为法律有此规定（第 6(1)(c) 条）。
• 基于我们享有且不被您的权利凌驾的合法利益（第 6(1)(f) 条）：向组织工作空间的用户提供本服务、处理计费及账目、保障本服务安全、检测及防止欺诈与滥用、修复及改进本服务、向商业客户及其联系人推广我们的服务，以及筹备或进行业务出售或重组。您可发送邮件至 legal@epiow.com 索取我们所依赖的利益平衡测试。
• 向个人发送产品消息：在你同意的情况下发送；如你是现有客户，则可就类似服务发送，除非你选择拒收。你可随时经每封电子邮件内的链接撤回同意或拒收（第 6(1)(a) 及 6(1)(f) 条）。

5. AI 功能

当您使用 Epiow AI 或 Epiow Minutes 时，您提交的内容及完成请求所需的工作空间数据或音频会传送至我们的 AI 及语音供应商以生成自动化输出。我们不会使用您的内容训练 AI 模型，我们的 AI 供应商也不得将其用于训练。开启零数据保留（设置 > 安全）时，供应商不会保留任何请求数据；关闭时，供应商仅可在有限期间内保留请求数据以检测滥用。所有 Epiow AI 输出及 Epiow Minutes 逐字稿与摘要均属按“现状”（AS IS）提供的自动化决策辅助输出，并不保证逐字准确性，在依赖前必须经人工复核。

6. 我们与谁分享数据

我们不会出售个人信息。我们会在以下情况分享：

• 与为本服务提供托管、安全、支持或收费服务的供应商分享，并订有书面合约；名单载于 epiow.com/legal/subprocessors；
• 与我们的专业顾问、审计师及保险人分享；
• 在法律规定时，或为确立、行使或抗辩法律索赔而有需要时，与当局、法院或其他人士分享；
• 如我们的全部或部分业务或资产被出售、融资或重组，与买方、投资者或继承者或其顾问分享；以及
• 在你要求或同意时与其他人分享。

7. 跨境转移

部分供应商在英国境外处理数据。当数据转移至英国境外时，我们依赖英国充分性条例，或英国信息专员发布的国际数据传输协议（IDTA）或附录，并在需要时采取额外保障措施。您可发送邮件至 legal@epiow.com 索取适用保障措施的副本。我们在 Sylphx Limited 提供的 Sylphx Cloud 上托管本服务。您的数据在欧洲联盟（德国）的数据中心存储及处理；加密备份存放在欧盟（荷兰）；流量经 Cloudflare 全球网络传输。除非由我们签署的 Enterprise 订购单另有列明，否则我们不承诺数据仅存放在特定地点。我们可按分处理者条款发出通知后更改托管地点或供应商。

8. 保留期

账户开启期间，我们会保留账户数据；收费及会计纪录按税务法律规定的期间保留。备份及日志会保留一段有限期间，其后会被覆盖或删除。工作空间关闭且导出期限届满后，我们会删除该工作空间的数据或将其匿名化。如法律有此规定，或为确立、行使或抗辩法律索赔，或为防止欺诈及滥用而有需要，我们可保留数据更长时间。

9. 安全

我们以与风险相称的措施保护个人信息，目前包括以下措施。任何系统都不是绝对安全的，我们无法保证传送至或储存于本服务的数据的安全。

• 传输中数据加密（TLS）；
• 将每个工作空间的数据与其他工作空间分隔；
• 按角色控制访问，只有需要的员工才可访问生产数据；以及
• 记录管理操作的审计日志。

10. 你的权利

根据 UK GDPR 及《2018 年数据保护法》（本公司的服务条款概不限制您作为数据主体在英国法律下享有的强制性法定权利），在法定条件及豁免的规限下，您有权：

• 取得你的个人信息副本；
• 要求更正不准确的数据；
• 在我们没有理由保留时，要求删除你的数据；
• 限制我们使用你的数据；
• 以机器可读格式取得你的数据，或要求将其传送给另一供应商；
• 在我们依据同意处理时撤回同意；以及
• 不受仅基于自动化处理、并对你产生法律或同等重大影响的决定所约束。

11. 你的反对权

你有权基于与你的个人情况有关的理由，随时反对我们基于正当利益处理你的个人信息；你亦有权反对直接促销，届时我们会停止。

12. 行使权利及投诉

所有 UK GDPR 及《2018 年数据保护法》权利请求、隐私问询及正式数据保护通知，请一律严格发送邮件至 legal@epiow.com。我们可能先要求您确认身份。我们会在一个月内回复；如请求复杂或属多项请求之一，我们可将期限延长两个月，并会告知您。我们会进行合理且相称的检索。如请求明显无根据或过分，我们可收取合理费用或拒绝处理。如您不满我们处理您数据的方式，您有法定权利向英国监管机构信息专员办公室（ICO）投诉，网址为 ico.org.uk，但我们欢迎您先联系 legal@epiow.com，以便我们及时解决您的关切。

13. 儿童

须年满 18 岁才可拥有 Epiow 登录账户。家庭或学校工作空间可将儿童列为没有自己登录账户的成员，由家长、监护人或学校管理，而他们是该等数据的控制者。我们不会将儿童数据用于广告或用户画像，并只用于提供该工作空间。

14. 如你身处欧盟

如欧盟 GDPR 适用于我们对你数据的处理，你享有第 10 及 11 条所列的相同权利，并适用相同的合法依据。你亦可向你居住或工作所在欧盟国家的数据保护机构投诉。

15. 如你身处香港

如香港《个人资料（私隐）条例》（第 486 章）适用，您可请求查阅及更正我们持有关于您的个人数据，也可向香港个人资料私隐专员公署投诉。收集个人资料声明（PDPO）：资料使用者为 Epiow Limited（见第 1 条）。用途包括提供及保障本服务、计费、支持、防止欺诈及滥用、遵守法律及改进本服务。提供我们要求的账户信息是开立账户所必需的；如不提供，我们无法提供本服务。数据承让人类别包括我们的分处理者（托管、邮件发送、支付及 AI 推理供应商，均受书面条款约束）、专业顾问、法律规定须披露的机关，以及我们业务的承继人。数据可能转移至香港境外，包括英国及欧洲联盟。查阅及更正个人资料的请求请严格发送邮件至 legal@epiow.com；我们可按条例允许就查阅资料请求收取合理费用。

16. Cookie

我们只使用本服务为保持你的登录状态及正常运作所需的 Cookie，其他 Cookie 只在你同意后使用。我们不使用广告 Cookie。详情载于 epiow.com/legal/cookies。

17. 本政策的修订

我们可更新本政策。重大更新会分配新的隐私政策版本号，并连同上方的更新日期在工作空间控制台内提示。如我们计划将您的个人数据用于重大新用途，会事先通知您。

18. 联系我们

所有隐私问询、UK GDPR／《2018 年数据保护法》／ICO 请求、香港私隐条例请求及正式法律通知，请一律严格发送邮件至 legal@epiow.com。日常产品运营及计费问询请发送邮件至 hi@epiow.com（一线支持不会解释隐私或法律条款，并会将监管或法律通知按法律保全程序转交 legal@epiow.com）。